Asiento contable de compras a crédito y al contado

Si bien en la publicación anterior aprendimos a realizar el asiento contable de una venta, ahora toca hacerlo cuando se efectúa una compra de mercancía, ya sea a crédito o al contado. Hay que tener en cuenta que en los negocios que se dedican al comercio, las compras son tan importantes como las ventas, así que es necesario llevar los registros contables adecuadamente. Lo primero que hay que tener en cuenta es que las mercancías se pueden comprar de diferentes maneras, ya sea pagando inmediatamente o adquiriendolas a crédito para pagarlas en el futuro. Además, cuando vamos a asentar la transacción, esta dependerá del sistema de inventario que se esté utilizando, pues podría ser el sistema de inventario periódico o el inventario perpetuo. Acá te enseñaré cómo hacerlo en sus diversas variantes. Antes de entrar en detalle sobre el asiento de una compra, te recuerdo que en el sistema periódico las adquisiciones de bienes para vender se registran en la cuenta Compra de Mercancías, mientras que en el sistema perpetuo se llevan directo a la cuenta Inventario. Para comprender mejor cómo se contabiliza una compra, te mostraré algunos ejemplos prácticos de cada caso:

Cómo contabilizar compras de mercancías al contado

Ejemplo de compras al contado Sander Cohen tiene una tienda de instrumentos musicales y adquiere 10 violines a un costo de $5,000 la unidad. Este paga la mercancía inmediatamente en efectivo ¿Cómo sería el asiento contable de esta transacción? Al analizar la transacción podemos identificar que se está pagando en efectivo al momento de realizar la compra y que Sander Cohen está recibiendo 10 violines. Por lo tanto la contabilización quedaría de la siguiente manera dependiendo el sistema de inventario:

• Para el sistema periódico se le da un débito a Compras de Mercancías y un crédito a Efectivo.
• En el sistema perpetuo se le da un débito a Inventario y un crédito a Efectivo.

Con esta imagen queda mejor ilustrado cómo sería la contabilización.

Esto es así porque el inventario(un costo) de Sander Cohen está incrementándose y los costos aumentan con débito. Por otra parte, se está usando efectivo para pagar la mercancía adquirida y por lo tanto está disminuyendo el mismo, así que se le da un crédito. Si esta parte no te ha quedado bien clara, te sugiero leer el artículo de la naturaleza de las cuentas contables para saber cómo aumenta o disminuye una cuenta.

Cómo contabilizar compras a crédito

La empresa Diamond Dogs se dedica al comercio de alimentos para perros y realiza la siguiente transacción contable: se compra mercadería al crédito por un valor de $13,000, la cual se pagará dentro de 30 días según lo acordado con el proveedor. En este caso, las mercaderías no se están pagando inmediatamente en efectivo, sino que se pagarán en unos 30 días y por lo tanto se debe registrar en el Diario General esa deuda que tenemos con el proveedor en «Cuentas por pagar».

Fecha	Detalle	Débito	Crédito
3/8/16	Inventario	13,000
	Cuentas por pagar - Proveedores		13,000

• En el sistema periódico se le da un débito a Compras de Mercancías y un crédito a Cuentas por Pagar – Proveedores.
• En el sistema perpetuo se le da un débito a Inventario y un crédito a Cuentas por Pagar – Proveedores.

Quizás te estés preguntando por qué varía la cuenta a cargar cuando el sistema de inventario es diferente. La respuesta a eso es que dependiendo el sistema, cuando se realiza una venta, la salida del inventario quedará registrada inmediatamente con su costo de venta cuando se trata del sistema perpetuo, mientras que en el sistema periódico el costo de venta se suele calcular al final de un período contable.

Compra de mercancías con IVA incluído

En esta transacción se utilizan las mismas cuentas que en los ejemplos anteriores, pero se le agrega el IVA en la parte débito para reflejar el impuesto pagado. Veamos un ejemplo de compra de mercadería con IVA. Ferretería XYZ compra mercaderías por un valor de 10,000. En dicho valor no se ha incluido el IVA de 18% y por lo tanto hay que calcularlo al momento de contabilizar la compra. En este ejemplo lo primero que debemos de tener en cuenta es que como no se especifica cómo se pagará la factura (inmediatamente o dentro de un período), pues se asume que el pago se realiza al contado, ya sea con cheque, efectivo o tarjeta. Lo segundo es que el valor de las mercancías de 10,000 no tiene el IVA incluido, así que tenemos que hacer el calculo antes de registrar. El calculo del IVA es bastante sencillo, simplemente hay que multiplicar el valor de la mercadería por el porcentaje. En este caso: 10,000 x 18% = 1,800. Cuando se realiza una compra, el IVA se registra como un débito. El asiento contable de compras con IVA quedaría de la siguiente manera:

Fecha	Descripción	Debe	Haber
4/8/16	Inventario	10,000
	IVA	1,800
	Efectivo		11,800

Si te fijas, el monto de la cuenta de efectivo es de 11,800 en lugar de 10,000, pues se paga el impuesto y también las mercancías adquiridas. Algo que debo aclarar respecto al IVA es en que República Dominicana se le llama ITBIS a este impuesto que grava el valor agregado y la tasa que estoy usando en el ejemplo es la utilizada en el país en el momento en el cual realizo este artículo.